Iako živimo u svijetu gdje se većina poslova obavlja u digitalnom obliku, neke stvari još uvijek ne možemo raditi u potpunosti bez papira. Uredski materijal i pribor su i dalje neophodni za obradu bilo kakvog zadatka na poslu.
Osim poboljšanja produktivnosti, osnovni uredski pribor je nešto što svaki administrativni radnik mora imati. Bilo da ste već godinama u svome poslu ili tek otvarate svoju tvrtku, sigurno se pitate čime biste trebali opremiti svoje urede. Ako ste među onima koji tek planiraju pokrenuti svoj posao, prije nego krenete opremati ured, morate dobro razlučiti što vam je od uredske opreme neophodno, a što bi se pak moglo nabavljati kada posao krene.
Ovisno čime se bavite, na početku posla trebat ćete trebati opremiti ured s različitim stvarima, a ovaj popis će vam pomoći da u vašem uredu imate svu potrebnu opremu, namještaj, tehnologiju i pomagala kako bi vaš posao tekao glatko i bez dodatnih stresova.
Uredski namještaj
Prije svega ćete trebati namještaj, radne stolove i stolice, mjesto gdje će si vaši zaposlenici moći stvoriti motivirajuću radnu okolinu. Namještaj treba biti udoban i kvalitetan, a po mogućnosti i lijepog dizajna, kako bi se svi u uredu dobro osjećali i, shodno tome, davali svoj maksimum. Osim toga, znamo da je organizacija u poslu jako bitna, pa se pobrinite da ured opskrbite dovoljnim prostorom za odlaganje i sortiranje poslovnih dokumenata(ormari, police, organizatori, registratori). Rasvjeta je također važna, kao i koš za smeće(svakako preporučujemo i posebni koš za papir). Na kraju, neka se za hitne slučajeve na vidljivom mjestu nađu kutija prve pomoći i aparat za gašenje požara.
Uredski pribor i papirna konfekcija
Ne zaboravite osnovni uredski pribor - olovke, selotejp trake, markere, spajalice, škare i sve ono što je potrebno da se “hvataju” određene bilješke, zapisuju ideje, podsjetnike i kompletnu dokumentaciju u uredu. Pobrinite se da ovaj pribor obavezno svatko ima na svome stolu tako da ne zaposlenici ne moraju potreban pribor tražiti po cijelom uredu ili zamarati zauzete kolege i posuđivati škare ili olovku.
Ovo je popis obaveznog uredskog pribora koji morate imati svakodnevno na raspolaganju: posjetnice, omotnice, pribor za pisanje (kemijske, olovke), poštanske marke, rezervni toneri za printer, papir za pisač, fax papir, heftalica, škare, post-it papirići (samoljepljivi papirići), blokovi za pisanje, adresari, markeri i signiri, kalkulator,... Također, bilo bi dobro da nabavite personalizirani uredski pribor i materijale, kako biste promovirali vlastiti brand slanjem papirologije drugim tvrtkama. Zapamtite da nije samo posjetnica ta kojom možete predstavljati svoj brand. S prilagođenim i personaliziranim uredskim materijalom, izgledat ćete profesionalnije, a to će zasigurno impresionirati vaše partnere i klijente.
Računala, informatički pribor i ostali uredski aparati
Nalazimo se u digitalnom dobu i sasvim je normalno da vam za bilo kakvo poslovanje treba računalo, a uz računalo svakako uzmite i printer. Ukoliko imate potrebe za kopirkom i faksom, tada je najisplativije da uzmete uređaj koji vam nudi sve tri opcije copy/fax/scan, a zauzimat će i manje mjesta. Opremite se i ostalim tehnološkim pomagalima poput projektora, pametnog telefona ili tableta, a svakako će vam trebati i dodatna memorija za pohranjivanje podataka, pa razmislite i o nabavci diskova i USB-stickova.
Zadnji, ali ne i najmanje važan uređaj, je telefon. Kao dodatan savjet za uštedom, predlažemo vam da kupite eco-friendly uređaje. Povećanje energetske efikasnosti jedna je od najvažnijih mjera za smanjenje troškova i negativnog utjecaja na okoliš. Pametno gospodarite energijom tako da isti ili veći opseg posla možete obavljati uz manje potrošene energije, a ušteđena financijska sredstva uložite u unapređenje svoga poslovanja.
Sredstva za održavanje i čišćenje
Obično ljudi zaboravljaju u svome buđet za opremanje ureda uvrstiti sredstva za održavanje i čišćenje prostora. Kupaonica će trebati sapun, osvježivač, kao i toaletni papir, a od sredstava za čišćenje svakako uzmite odstranjivač kamenca i mrlja.
Ovdje su nabrojani zaista najvažniji i osnovni materijali i pribor koji bi svaki ured od početka svoga poslovanja trebao imati. Naravno da ćete se kroz svoje poslovanje susresti sa različitim potrebama i zahtjevima svojih zaposlenika, ali jedno morate zapamtiti: „Sretan i zadovoljan zaposlenik je najproduktivniji zaposlenik“ stoga u svome uredu stvorite ugodnu radnu atmosferu.
